Расширенное руководство

Как создать безопасную копию документа и не потерять возможность восстановления

Это руководство относится к текущей бета-версии обработки Excel и CSV. Название Safe Docs отражает развитие продукта: позднее раздел может поддерживать текстовые документы, но сейчас рабочий движок предназначен прежде всего для таблиц.

Локальная обработкаФайл остаётся на компьютере и не отправляется Structo.

Контроль пользователяВсе найденные и пропущенные сущности можно проверить вручную.

ОбратимостьПсевдонимы и исключённые значения сохраняются в отдельном ключе.

Начало работы

1. Быстрый старт

Загрузите XLSX или CSVФайл читается локально в браузере.

Выберите сценарийДля нейросети, подрядчика, обучения или ручной настройки.

Проверьте категорииУкажите, какие персональные, корпоративные и банковские данные искать.

Проверьте найденноеИспользуйте список замен и просмотр таблицы в контексте.

Добавьте пропущенноеВыделите текст внутри ячейки или добавьте значение вручную.

Откройте безопасный режимПосмотрите, как будет выглядеть готовый файл с псевдонимами.

Скачайте копию и способ восстановления отдельноВыберите зашифрованный JSON-ключ или открытый XLSX-справочник. Не передавайте их получателю безопасной копии.

При необходимости восстановите данныеЗагрузите безопасный файл и JSON-ключ с паролем либо открытый XLSX-справочник без пароля. Данные, добавленные адресатом, сохранятся.

Назначение

2. Что делает Structo Safe Docs

Structo создаёт рабочую копию таблицы, в которой реальные идентифицирующие значения заменены понятными псевдонимами:

ООО «Ромашка» → Компания 001 Иванов Иван Иванович → Сотрудник 001 40702810900000000001 → Счёт 001

Одинаковая сущность получает одинаковый псевдоним во всех её вхождениях. Числовые показатели, суммы, цены и расчёты по умолчанию сохраняются, чтобы таблица оставалась пригодной для анализа.

Конфиденциальность

3. Файл остаётся на вашем компьютере

Structo не обучается на ваших данных. Движок работает автономно в браузере, не передаёт содержимое файла на сервер, не сохраняет его у Structo и не использует для обучения алгоритмов.

После загрузки страницы можно отключить интернет и продолжить обработку. Это простой способ самостоятельно проверить локальный принцип работы.

Ограничение распознавания. Сервис не является медицинской, юридической, научной или технической экспертной системой. Специализированные термины, внутренние коды и отраслевые обозначения могут быть пропущены.

Совместимость

4. Поддерживаемые форматы и ограничения

Функция	Статус	Комментарий
XLSX	Поддерживается	Чтение всех листов, текстовых ячеек, формул, свойств и части скрытых элементов.
CSV	Поддерживается	Структура проще, стили и листы отсутствуют.
XLSM и макросы	Ограничено	Не использовать в рабочем процессе до отдельного тестирования сохранности макросов.
Старый XLS	Не поддерживается	Сохраните файл как XLSX.
DOCX и TXT	Планируется	Направление развития Safe Docs.

Формулы не заменяются и не очищаются автоматически. Внешние связи и скрытые элементы могут требовать отдельного решения пользователя.

Настройка

5. Что искать в документе

Люди и контактыФИО, телефоны, email, адреса, СНИЛС, персональные идентификаторы.

КомпанииЮридические лица, ИП, контрагенты, ИНН, КПП, ОГРН.

Банковские данныеРасчётные счета, БИК и номера карт.

Документы и проектыДоговоры, внутренние коды и коммерческие обозначения — по выбору пользователя.

Как работает слой распознавания v12.1

Structo использует несколько уровней одновременно: форматы и контрольные суммы, заголовки столбцов, организационно-правовые формы, словари имён и контекст ячейки. В v12.1 встроен адаптированный набор открытых правил Guardrails для 17 типов персональных и банковских данных.

точно проверяются ИНН, КПП, ОГРН, ОГРНИП, СНИЛС, счета, карты и IBAN;
полные ФИО и ФИО с инициалами попадают в подтверждённый список при высокой уверенности;
короткие имена, адреса и совпадения в неоднозначном контексте требуют проверки;
явная ссылка «договор / контракт / соглашение №…» резервируется раньше банковских и иных числовых реквизитов.

Числовые столбцы

Столбцы с суммами, количеством, ценой, курсом, процентами и остатками автоматически исключаются из текстового распознавания. Это предотвращает ложные ИНН, телефоны и СНИЛС внутри числовых значений.

Договоры и внешние документы. Structo ищет ссылки с явным договорным контекстом и номером: «договор №…», «договор от … №…», «контракт №…», «соглашение №…». Внутренние номера документов 1С по умолчанию не заменяются, поскольку вне конкретной базы обычно не раскрывают информацию и нужны для проверки таблицы.

Рабочая область

6. Редактор файла

Редактор имеет два представления:

Исходный файл: красным показаны уверенные замены, жёлтым — спорные.
Безопасная копия: псевдонимы отображаются зелёным в том виде, в каком попадут в итоговый файл.

В полноэкранном режиме доступны вкладки листов в стиле Excel, постраничная навигация и ручное выделение текста внутри ячейки.

Представление Excel и масштаб

Редактор v12.1 переносит ширину столбцов, высоту строк, объединения, основные шрифты, заливки, границы, выравнивание и числовые форматы. Строка fx показывает содержимое или формулу выбранной ячейки. Масштаб меняется бегунком, кнопками «− / +» или сочетанием Ctrl + колесо мыши в диапазоне 50–200%.

Галочка «Только строки с заменами» при первом открытии снята, поэтому пользователь сначала видит знакомую структуру всего листа.

Ограничение предпросмотра. Диаграммы, рисунки, сводные таблицы, макросы и сложное условное форматирование могут отображаться упрощённо или не отображаться. Итоговый файл всегда следует открыть в настольном Excel перед отправкой.

Добавление пропущенной сущности

Выделите мышью нужный фрагмент текста.
Выберите категорию и псевдоним.
Укажите область: текущее вхождение, ячейка, лист или вся книга.
Подтвердите добавление.

Три решения

7. Оставить, заменить или исключить

Действие	Что происходит	Когда использовать
Не проверять	Исходное значение остаётся в безопасной копии без изменений.	Ложное срабатывание или допустимая информация.
Заменить	Значение получает понятный псевдоним.	Нужно сохранить аналитический смысл и связность данных.
Исключить из безопасной копии	Содержимое заменяется уникальным маркером, структура ячейки или столбца сохраняется.	Данные вообще не нужны получателю.

Пример маркера:

[ДАННЫЕ ИСКЛЮЧЕНЫ 001]

Исходное содержимое и маркер записываются в ключ восстановления. Формулы не исключаются автоматически, чтобы не повредить расчёты.

Невидимая часть Excel

8. Метаданные файла

Метаданные не видны в ячейках, но могут раскрыть автора, организацию, путь к файлу и историю документа. Structo проверяет:

автора и последнего редактора;
организацию и пользовательские свойства;
даты создания и изменения;
комментарии и примечания;
скрытые листы, строки и столбцы;
внешние ссылки и формулы.

Безопасные служебные свойства можно очистить автоматически. Элементы, способные повлиять на работу книги, требуют явного решения.

Предупреждение до создания копии. Удалённые автор, последний редактор, очищенные комментарии, даты и свойства документа не сохраняются ни в зашифрованном ключе, ни в открытом справочнике. Исходный файл остаётся единственной полной копией этих данных.

Результат

9. Безопасная копия

Безопасная копия сохраняет листы, расположение данных и формулы. В ней применяются только включённые пользователем замены и исключения.

Перед отправкой откройте итоговый XLSX в Excel и быстро проверьте несколько критичных строк, формулы и вкладки листов.

Не прикладывайте к безопасной копии ключ восстановления или открытый справочник замен.

Проверка псевдонимов

До создания безопасной копии Structo проверяет, что один псевдоним не назначен двум разным исходным значениям. Конфликт подсвечивается в списке и блокирует создание копии. Ошибка также проверяется сразу при ручном добавлении или редактировании замены.

Защищённое восстановление

10. Зашифрованный ключ восстановления

Ключ — обычный JSON-файл с понятным расширением. Внутри видны только служебные параметры и зашифрованный блок. Исходные названия не записываются открытым текстом.

Текущий способ шифрования:

пароль преобразуется в ключ через PBKDF2 и SHA-256; в v12.1 используется 210 000 итераций;
используется случайная соль;
справочник шифруется AES-256-GCM со случайным вектором инициализации;
шифрование выполняется встроенным Web Crypto API браузера.

ВАЖНО: STRUCTO НЕ ХРАНИТ ПАРОЛЬ И ТЕХНИЧЕСКИ НЕ МОЖЕТ ЕГО ВОССТАНОВИТЬ.
Если пароль утрачен, открыть ключ не сможет пользователь, Structo или техническая поддержка. Сохраните пароль в менеджере паролей.

Ключ содержит соответствия псевдонимов и данные, исключённые из безопасной копии.

Рабочий модуль v12.1

11. Восстановление данных

Поддерживается

В верхней части сервиса переключитесь в режим «Восстановить данные» и выберите один из способов.

Защищённый JSON-ключВведите пароль. Ключ расшифровывается локально через Web Crypto.

Открытый XLSX-справочникПароль не нужен. Исходные соответствия читаются из видимых листов Excel.

Загрузите безопасный файлПодходит первоначальная безопасная копия или изменённый файл, полученный обратно от адресата.

Выберите источник восстановленияJSON-ключ или открытый Excel-справочник.

Введите пароль при необходимостиПароль требуется только для зашифрованного ключа.

Проверьте отчётСервис покажет количество восстановленных псевдонимов, исключённых значений и токенов, которые были удалены или переименованы.

Скачайте новый XLSX или CSVВосстановление создаёт отдельный файл и не изменяет загруженный оригинал.

Что происходит с данными адресата

Structo заменяет только точные псевдонимы и маркеры из выбранного ключа или справочника. Данные, добавленные адресатом после создания безопасной копии, сохраняются без изменений.

Контроль совпадения файла

Оба способа восстановления содержат SHA-256-отпечаток первоначальной безопасной копии. Полное совпадение подтверждается в отчёте. Несовпадение не блокирует работу: оно означает, что файл был изменён или пересохранён.

Ограничение. Если получатель удалил или переименовал псевдоним, Structo не может определить, куда вернуть исходное значение. Такие случаи отображаются как «Не найдено / изменено».

Удалённые при создании безопасной копии метаданные, авторы, комментарии и свойства документа не восстанавливаются.

Прозрачный режим

12. Открытый справочник замен

Поддерживается

Structo создаёт отдельный XLSX, который можно открыть и проверить в обычном Excel. Он является полноценным способом восстановления без пароля.

Листы справочника

Лист	Содержимое
Справочник замен	Категория, исходное значение, псевдоним и количество вхождений.
Исключённые данные	Маркеры, исходные значения, листы и адреса ячеек.
Сведения	Версия формата, имена файлов, идентификатор обработки и SHA-256-отпечаток.
Инструкция	Краткий порядок хранения и восстановления.

ОТКРЫТЫЙ СПРАВОЧНИК СОДЕРЖИТ ИСХОДНЫЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ.
Он не зашифрован. Никогда не отправляйте его вместе с безопасной копией. Любой человек, получивший справочник, сможет увидеть соответствия и восстановить файл.

Перед скачиванием пользователь отдельно подтверждает, что понимает открытый характер файла.

Повторное использование

13. Профиль замен компании

Планируется

Профиль позволит один раз назначить устойчивые псевдонимы и использовать их во всех последующих файлах компании:

ООО «Ромашка» → Компания 001 Петров Пётр Иванович → Сотрудник 001

Новый файл будет автоматически сопоставляться с известными сущностями. Это сохранит связность между отчётами и уменьшит повторную ручную проверку. Профиль должен храниться отдельно, шифроваться и резервироваться.

Организация хранения

14. Как хранить файлы

Объект	Рекомендация
Безопасная копия	Можно передавать адресату после проверки.
Ключ JSON	Хранить отдельно от безопасной копии. Пароль хранить отдельно от ключа.
Пароль	Хранить отдельно от ключа, желательно в менеджере паролей.
Профиль компании	Хранить как особо чувствительный файл и создавать резервную копию.
Открытый XLSX-справочник	Только во внутреннем защищённом контуре. По чувствительности равен исходному файлу.

Помощь

15. Частые вопросы

Что делать, если Structo пропустил название?

Выделите его прямо внутри ячейки и добавьте в замену. По умолчанию ручная замена применяется во всей книге.

Что делать с ложным совпадением?

Снимите галочку в списке или нажмите на выделение. Для всей ячейки используйте «Не проверять ячейку».

Можно ли удалить целый столбец?

Structo не удаляет столбцы, чтобы не ломать структуру. Используйте «Исключить столбец из безопасной копии»: значения заменятся маркерами, формулы останутся.

Можно ли восстановить забытый пароль?

Нет. Пароль никуда не передаётся и не хранится.

Почему специализированный термин не найден?

Движок ориентирован на распространённые сущности и формальные реквизиты. Добавьте отраслевой термин вручную.

Почему Structo не даёт создать безопасную копию?

Проверьте красное предупреждение о конфликте псевдонимов. Один псевдоним нельзя назначать двум разным исходным значениям: восстановление стало бы неоднозначным.