1. Быстрый старт
2. Что делает Structo Safe Docs
Structo создаёт рабочую копию файла, в которой реальные идентифицирующие значения заменяются понятными псевдонимами. Например:
ООО «Ромашка» → Компания 001 Иванов Иван Иванович → Сотрудник 001 40702810900000000001 → 00000000000000000003
Одинаковая сущность получает согласованную замену во всех выбранных вхождениях. Для таблиц сохраняется аналитическая структура; для Word/RTF Structo старается минимально менять переносы и геометрию текста; для TXT/MD/LOG замена подгоняется под длину исходного фрагмента.
Суммы, цены, количество, проценты и другие обычные числовые показатели по умолчанию не считаются конфиденциальными сущностями.
3. Файл остаётся на вашем компьютере
После загрузки страницы можно отключить интернет и продолжить обработку. Это простой способ самостоятельно проверить локальный принцип работы.
4. Поддерживаемые форматы и ограничения
| Формат | Статус | Комментарий |
|---|---|---|
| XLSX | Поддерживается | Листы, ячейки, формулы, стили, скрытые элементы и часть метаданных. До 25 МБ; дополнительно действуют защитные лимиты на структуру XLSX. |
| DOCX | Поддерживается | Основной текст, таблицы, колонтитулы, сноски, концевые сноски и комментарии. Сложные графические объекты могут отображаться в предпросмотре упрощённо. |
| RTF | Поддерживается | Structo сохраняет управляющую RTF-разметку и заменяет текстовые фрагменты. |
| CSV | Поддерживается | Табличная структура без листов и форматирования. |
| TXT / MD / LOG | Поддерживается | Сохраняются переносы строк и кодировка UTF-8 / Windows-1251. Plain text не хранит цветовую подсветку. |
| XLSM / старый XLS | Не поддерживается | Сохраните рабочую копию как XLSX. |
| Старый DOC | Не поддерживается | Сохраните документ как DOCX или RTF. |
| Не поддерживается | PDF не входит в текущий план Safe Docs. |
Автоматическое распознавание требует проверки пользователем. Сложные встроенные объекты, нестандартные поля и специализированная разметка могут потребовать отдельной ручной проверки.
5. Что искать в документе
Как работает слой распознавания v13.0
Один универсальный движок используется для Excel, Word/RTF и plain text. Он сочетает форматы и контрольные суммы, заголовки и контекст, организационно-правовые формы, словари имён и адресные/договорные признаки.
- формальные реквизиты проверяются по структуре и, где возможно, контрольным правилам;
- полные ФИО, юридические формы и канонические адреса могут попадать в подтверждённый список при высокой уверенности;
- неоднозначные совпадения помечаются как требующие проверки;
- служебные заголовки вроде «Фамилия И.О.» фильтруются, чтобы не считать название поля человеком;
- явный договорный контекст позволяет отделять номер внешнего договора от обычных внутренних кодов.
Большие Excel-файлы
Анализ выполняется порциями с реальным индикатором прогресса, чтобы браузер не выглядел зависшим. Для XLSX действует лимит до 300 000 ячеек и дополнительные защитные ограничения на ZIP-структуру файла.
6. Просмотр и редактура файла
Редактор имеет два представления:
- Исходный файл: красным показаны уверенные замены, жёлтым — спорные.
- Безопасная копия: псевдонимы показаны так, как попадут в итоговый файл.
Ручная контекстная замена доступна в обоих режимах: выделите нужный текст и добавьте или скорректируйте замену.
Excel / CSV
Таблица показывается в привычном табличном виде. Логические страницы по 40 строк идут непрерывно: пользователь может прокручивать весь лист, а индикатор автоматически показывает текущую страницу. Кнопки «Предыдущая / Следующая» прокручивают к соседней странице. Для больших листов страницы подгружаются по мере просмотра.
Для XLSX передаются ширины столбцов, высоты строк, объединения, основные шрифты, заливки, границы, выравнивание и числовые форматы. Строка fx показывает содержимое или формулу выбранной ячейки.
DOCX / RTF
Документы показываются отдельным Document Viewer, а не как Excel-таблица. Страницы расположены непрерывной лентой; при прокрутке номер текущей страницы обновляется автоматически. В DOCX отдельными разделами могут отображаться основной документ, колонтитулы, сноски и комментарии.
TXT / MD / LOG
Обычный текст показывается непрерывно без искусственной пагинации. Structo сохраняет переносы строк; для поддерживаемых кодировок старается сохранить исходную кодировку файла.
7. Оставить, заменить или исключить
| Действие | Что происходит | Когда использовать |
|---|---|---|
| Не проверять | Исходное значение остаётся в безопасной копии без изменений. | Ложное срабатывание или допустимая информация. |
| Заменить | Значение получает уникальный псевдоним. | Нужно сохранить смысл и связность данных. |
| Исключить из безопасной копии | Содержимое заменяется служебным маркером; структура файла сохраняется насколько позволяет формат. | Данные вообще не нужны получателю. |
Исходное содержимое исключённых фрагментов сохраняется в выбранном способе восстановления. Для Excel можно исключать ячейку или столбец; для документных и текстовых форматов действие применяется к соответствующему текстовому блоку.
8. Метаданные и скрытые следы
Метаданные могут раскрывать автора, организацию, историю и технические сведения, даже если их не видно в основном тексте.
Safe Docs проверяет доступные для конкретного формата служебные данные. Для XLSX это, в частности, автор/редактор, свойства книги, комментарии, скрытые листы/строки/столбцы и внешние связи. Для DOCX проверяются свойства документа и поддерживаемые текстовые части, включая комментарии.
9. Безопасная копия
В безопасной копии применяются только подтверждённые пользователем замены и исключения.
Выделение замен
Опция «Выделить замены в очищенном файле» помогает быстро проверить результат:
- XLSX — изменённые ячейки выделяются мягким жёлтым фоном;
- DOCX / RTF — выделяются изменённые текстовые фрагменты;
- TXT / MD / LOG — цвет в самом файле не сохраняется, подсветка доступна только в предпросмотре Safe Docs.
При восстановлении Structo старается убрать только добавленное им выделение и вернуть исходное оформление затронутых фрагментов. Для этого ключ/справочник должен быть создан той же современной версией Safe Docs.
Псевдонимы и структура
Structo проверяет уникальность итоговых recovery-токенов на весь документ. Для Word/RTF псевдонимы подгоняются по длине и визуальной ширине, чтобы меньше влиять на переносы. Для TXT/MD/LOG замена занимает столько же символов, сколько исходная сущность; при необходимости длина добивается пробелами.
Не прикладывайте к безопасной копии ключ восстановления или открытый справочник.
10. Зашифрованный ключ восстановления
Защищённый ключ — JSON-файл. Исходные значения находятся внутри зашифрованного блока и не записываются открытым текстом.
- PBKDF2-SHA256, 600 000 итераций для новых ключей v13.0;
- случайная соль;
- AES-256-GCM со случайным вектором инициализации;
- шифрование выполняется локально через Web Crypto API браузера.
Ключ содержит соответствия псевдонимов, исключённые значения и служебную информацию, необходимую для корректного восстановления.
11. Восстановление данных
Поддерживается
Переключитесь в режим «Восстановить данные». Загрузка безопасного файла и ключа/справочника поддерживает выбор файла и drag & drop.
Что происходит с данными адресата
Structo заменяет только известные псевдонимы и маркеры. Новые данные, добавленные адресатом после создания безопасной копии, сохраняются.
Оформление
Если при создании безопасной копии Structo добавлял жёлтую подсветку, современные ключи и открытые справочники содержат служебные сведения для возврата исходного оформления в XLSX, DOCX и RTF. Старые ключи/справочники могли не содержать этих данных.
Если получатель удалил или переименовал псевдоним, Structo не может однозначно определить место восстановления; такие случаи отображаются в отчёте.
12. Открытый справочник замен
Поддерживается
Structo создаёт отдельный XLSX-справочник независимо от исходного формата файла. Его можно открыть в Excel и использовать для восстановления без пароля.
| Лист | Содержимое |
|---|---|
| Справочник замен | Категория, исходное значение, псевдоним и служебные сведения. |
| Исключённые данные | Маркеры и исходные значения исключённых фрагментов. |
| Сведения | Версия формата, идентификатор обработки, контрольные сведения и данные для восстановления оформления. |
| Инструкция | Краткий порядок хранения и восстановления. |
13. Профиль замен компании
Планируется
Профиль позволит один раз назначить устойчивые псевдонимы и использовать их во всех последующих файлах компании:
Новый файл будет автоматически сопоставляться с известными сущностями. Это сохранит связность между отчётами и уменьшит повторную ручную проверку. Профиль должен храниться отдельно, шифроваться и резервироваться.
14. Как хранить файлы
| Объект | Рекомендация |
|---|---|
| Безопасная копия | Можно передавать адресату после визуальной проверки. |
| JSON-ключ | Хранить отдельно от безопасной копии. |
| Пароль | Хранить отдельно от ключа, желательно в менеджере паролей. |
| Открытый XLSX-справочник | Только во внутреннем защищённом контуре. По чувствительности равен исходному файлу. |
| Исходный файл | Хранить как единственную полную копию служебных метаданных, которые Safe Docs может удалить без возможности восстановления. |
15. Частые вопросы
Что делать, если Structo пропустил значение?
Выделите фрагмент прямо в предпросмотре и добавьте замену вручную. Контекстная замена работает и в режиме «Исходный файл», и в режиме «Безопасная копия».
Почему некоторые совпадения жёлтые?
Это неоднозначные совпадения, которые требуют решения пользователя. Красным отмечаются более уверенные кандидаты.
Можно ли удалить целый столбец Excel?
Safe Docs не удаляет структуру столбца. Используйте «Исключить столбец из копии»: содержимое будет заменено маркерами, а структура останется.
Почему большой Excel анализируется дольше?
Safe Docs проверяет данные порциями и показывает реальный прогресс. Предпросмотр больших листов загружается по страницам по мере прокрутки, чтобы не перегружать браузер.
Почему Word может немного изменить переносы?
Safe Docs подгоняет псевдонимы по длине и визуальной ширине, но Word использует пропорциональные шрифты, таблицы и собственные правила вёрстки. Поэтому итоговый документ нужно быстро проверить в Word.
Можно ли восстановить забытый пароль?
Нет. Пароль не передаётся Structo и не хранится сервисом.
Почему специализированный термин не найден?
Движок ориентирован на распространённые персональные, корпоративные, банковские и договорные сущности. Необычный внутренний термин добавьте вручную.