Особенно обидно, что узнаём об этом уже после отправки.
Хорошо бы заранее подготовить обезличенные шаблоны, установить регламенты передачи данных и предусмотреть все возможные ситуации. Но жизнь редко предупреждает, какой именно документ понадобится отправить через полчаса.
Рассмотрим три истории. Ситуации условные, но проблемы вполне реальные.
История первая. Бухгалтер, внешний программист 1С и тысяча строк настоящих клиентов
Десять утра. В бухгалтерии опять неправильно формируется отчёт. Программист 1С разбирается с ошибкой и просит:
– Пришлите выгрузку, на которой это происходит. На тестовых данных у меня всё работает.
Знакомая ситуация.
Бухгалтер открывает Excel. Три листа, несколько тысяч строк. Названия контрагентов, суммы, номера договоров, расчётные счета, фамилии сотрудников.
Программисту нужна структура данных. Но совершенно необязательно знать, что за «Покупателем № 001» скрывается ООО «Ромашка», а за «Сотрудником № 003» – Иванов Сергей Петрович.
Вроде бы несложная задача: заменить реальные названия условными. И начинается рабочая рутина. Нашли контрагента. Ctrl+C. Открыли поиск и замену через Ctrl+H. Ctrl+V. Вписали вместо настоящего названия «Компания 001». Нажали «Заменить».
Следующий контрагент. Следующий сотрудник. Следующий номер телефона.
Через некоторое время понимаешь: по одной ячейке так можно просидеть до вечера.
Ладно, есть же «Заменить всё»!
Теперь надо проверить, что замена прошла именно там, где нужно. Не изменилось ли что-нибудь лишнее? Не осталось ли старое название на другом листе? Не получили ли два разных контрагента одинаковый псевдоним? А если название встречается в разных вариантах написания? И начинается вторая серия: проверить глазками.
Снова поиск, прокрутка, переход между листами, сравнение исходного файла с обработанным. При этом бухгалтеру важно не просто удалить реальные имена. Нужно сохранить связи между операциями.
Если один контрагент встречается в двадцати строках, в обработанной таблице он должен оставаться одной и той же условной компанией. Иначе программист не сможет разобраться, как связаны записи.
Хорошее обезличивание должно скрывать лишнюю информацию, но сохранять логику данных.
И ещё желательно, чтобы на это не уходило полдня.
История вторая. Договор, нейросеть и лишняя откровенность
Руководителю нужно разобраться в условиях договора. Двадцать страниц юридического текста. Юрист занят. Контрагент ждёт ответа.
Возникает естественная мысль: попросить нейросеть выделить ключевые условия, обязательства сторон и возможные риски.
Но в договоре есть реальные названия компаний, фамилии представителей, адреса, банковские реквизиты и сведения об условиях сотрудничества. Для предварительного анализа многие из этих данных не нужны.
Нейросети обычно не принципиально, как называется компания. Для понимания условий оплаты, сроков и ответственности достаточно обозначений «Заказчик» и «Исполнитель».
Значит, можно подготовить копию документа и заменить конкретные сведения условными.
Казалось бы, всё просто. Только в договоре название компании встречается двадцать раз. Где-то полностью, где-то сокращённо. Ещё есть фамилия директора, банковские реквизиты, адреса и контактные данные.
Снова поиск. Снова замена. Снова проверка. И это только видимый текст.
В файлах Word могут присутствовать сведения об авторе, комментарии, исправления и другие элементы, которые не видны при обычном чтении. А отдельные коммерческие условия способны раскрывать конфиденциальную информацию даже без указания названий сторон.
Поэтому обезличивание не превращает автоматически любой договор в документ, который можно без ограничений передавать внешнему сервису.
Перед загрузкой нужно проверить не только фамилии и реквизиты, но и само содержание, служебную информацию и допустимость передачи по правилам компании.
Иногда безопаснее предоставить нейросети лишь отдельные необходимые выдержки.
Удалить фамилии – не то же самое, что удалить всю конфиденциальную информацию.
История третья. Финансовый директор и идеальный учебный пример
Предстоит обучение сотрудников. Нужно показать, как устроен отчёт о продажах, почему возникают расхождения или как проверить расчёты с контрагентами.
Можно создать учебную таблицу из пяти строк. Компания «Альфа», компания «Бета», три операции, все суммы сходятся. Красота.
Правда, на таких примерах всё всегда работает. Настоящие сложности начинаются, когда в таблице сотни операций, повторяются поставщики, встречаются корректировки, возвраты и неожиданные исключения. Именно такой пример хочется показать слушателям.
В рабочих файлах всё это уже есть. Не нужно ничего придумывать. Но вместе с особенностями реального учёта в выгрузке содержатся настоящие клиенты, сотрудники, договоры и финансовые показатели.
Финансовый директор заменяет несколько фамилий, убирает телефоны и сохраняет файл как «Учебный пример».
Можно отправлять? Не торопимся.
В книге могут быть другие листы, скрытые данные, комментарии и ссылки на внешние источники. Иногда само сочетание показателей позволяет догадаться, о какой организации идёт речь. И вот вместо подготовки полезного учебного материала мы снова занимаемся поиском, заменами и проверкой каждого подозрительного фрагмента.
Хороший учебный пример должен сохранять реальные закономерности, а не реальные секреты компании.
Что общего у этих трёх историй?
Бухгалтер хочет помочь программисту. Руководитель – разобраться с договором. Финансовый директор – подготовить материал для обучения.
Никто не собирался раскрывать лишнюю информацию. Все просто хотели решить свою задачу. Но перед передачей документа приходится выполнять одну и ту же работу: находить чувствительные сведения, заменять их условными обозначениями и проверять результат.
Проблема даже не в сложности отдельных действий. Нажать Ctrl+C, Ctrl+V или «Заменить всё» способен почти любой пользователь Excel и Word. Проблема в количестве повторений и необходимости сохранять соответствия. Когда у тебя сотни строк и несколько листов, ручная обработка становится не только утомительной, но и рискованной. Достаточно пропустить одно название, чтобы вместе с обработанным документом отправить то, что получатель видеть не должен.
Можно ли обойтись без бесконечного «Найти и заменить»?
Для небольшого документа иногда достаточно штатных функций Word или Excel.
Для проверки некоторых служебных сведений полезен встроенный «Инспектор документов» Microsoft Office.
Если подобные задачи возникают регулярно, можно настроить собственный процесс подготовки файлов. А когда нужно обработать рабочий документ без длительной ручной замены, пригодится специализированный инструмент.
Например, для таких случаев существует Structo Safe Docs – бесплатный браузерный сервис для создания обезличенных копий Word, Excel и других поддерживаемых документов.
Работа начинается с автоматического анализа. В браузере запускается встроенный алгоритм распознавания, который самостоятельно просматривает содержимое загруженного файла, находит потенциально чувствительные сведения и предлагает варианты замены.
Названия компаний, ФИО, адреса, телефоны, реквизиты – всё обнаруженное собирается в единый список. Пользователю не нужно самостоятельно искать каждое значение и придумывать для него условное обозначение.
Дальше начинается пользовательское утверждение замен. Можно просмотреть предложенные замены, принять их, изменить или исключить лишние. Нашли «ООО Ромашка», выбрали для него «Компания 001» – и во всех обнаруженных повторениях используется одно обозначение.
Но алгоритм не всесилен. Он может пропустить чувствительные сведения, принять обычный заголовок за название компании или неправильно определить контекст. Поэтому пользователь может самостоятельно выделить пропущенное значение прямо в документе, добавить его в список замен и применить замену к нужным вхождениям, вплоть до всей Excel-книги.
А самое удобное – наглядная проверка.
В предпросмотре красным выделено то, что предполагается заменить, а в обработанной копии зелёным показан результат. Можно перейти к найденному значению, оценить его в контексте и убедиться, что одинаковые сведения заменены согласованно.
Не требуется бесконечно переключаться между поиском и таблицей, запоминая, что уже исправлено, а что ещё нет.
Алгоритм берёт на себя первоначальный поиск и рутинные замены. Человек проверяет результат и принимает окончательное решение.
При этом суммы, даты и рабочая структура по возможности сохраняются, чтобы документ оставался полезным для анализа. Содержимое выбранных файлов обрабатывается локально в браузере и не отправляется на сервер Structo.
После обработки можно скачать подготовленную копию и отдельно сохранить сведения для восстановления заменённых значений. Ключ восстановления и открытый справочник нельзя передавать получателю вместе с обезличенным документом.
Специализированные термины, необычные обозначения, косвенно идентифицирующие сведения и содержимое некоторых элементов файла могут остаться незамеченными. Поэтому окончательную проверку документа никто не отменял. Но теперь она становится осмысленным контролем результата, а не бесконечной чередой ручных замен.
Вместо заключения
Мы привыкли проверять адрес получателя перед отправкой письма. Но гораздо реже задаём себе другой вопрос: что именно мы отправляем? Не осталась ли в документе фамилия клиента? Не сохранились ли реквизиты контрагента? Не приложили ли мы случайно скрытый лист, который вообще не предназначался адресату?
Подготовка отдельной обезличенной копии и внимательная проверка позволяют уменьшить риск такой ошибки. И для этого не обязательно превращать обычную рабочую задачу в многочасовой марафон Ctrl+C, Ctrl+V и Ctrl+H.
Потому что хороший документ для передачи – не тот, из которого удалили побольше данных.
А тот, в котором оставили именно то, что нужно получателю, и ничего лишнего.
Подготовьте обезличенную копию
Откройте Safe Docs, проверьте найденные значения и скачайте отдельную копию для передачи.
Открыть Safe Docs